때로는 직장에서 의사 소통의 장벽을 발견하는 것이 상당히 쉬울 수 있습니다. 잘못된 의사 소통이 해결되지 않은 채로 두면 직장 갈등이나 생산성 저하의 형태로 나타날 수 있습니다. 투명성이 거의 없을 때 잘못된 의사 소통이 발생하는 경향이 있습니다. 그리고 때때로 이것은 의도하지 않은 것일 수 있습니다.

탁월함은 평범한 일을 매우 잘하는 것입니다. — 존 W. 가드너

많은 사람들이 학교를 다녔거나 일정량의 직장 경험이 있기 때문에 효과적인 의사 소통자라고 생각하지만 실제로는 여전히 자신의 메시지로 다른 사람들에게 영향을 미치기 위해 고군분투하고 있습니다. 비효율적인 커뮤니케이션의 결과는 기회를 놓치고, 시간과 자원을 낭비하는 것입니다. 이 모든 것은 영향력 있는 대화가 없었기 때문입니다.^[1]

직장에서 명확하고 효과적이며 투명한 의사소통에 영향을 미치는 여러 요인을 발견할 수 있습니다. 개인의 특성, 물리적 거리, 메시지 자체, 맥락, 사용되는 전문 용어 및 문화 등입니다. 다음은 효율적이고 생산적이며 포괄적인 작업 환경을 조성할 수 있도록 직장에서 효과적인 의사 소통을 보장하는 7가지 방법입니다.

1. 청중을 잘 파악하라

청중을 이해하는 것은 직장에서 효과적인 의사 소통에 필수적입니다. 이는 구두 및 서면 커뮤니케이션, 프레젠테이션, 일일 이메일, 회사 전체 공지 또는 프로젝트에 대한 상태 업데이트 제공에 적용됩니다.

당신의 메시지가 효과적으로 전달되고 잘 받아들여질지 여부는 청중이 무엇에 관심을 갖고 있는지 이해하는 데서 비롯됩니다.

• 당신의 커뮤니케이션은 누구를 목표로 하고 있습니까?
• 메시지의 의도는 무엇입니까?
• 그들이 알아야 할 것은 무엇입니까?
• 그들이 무엇을 해야 합니까?
• 청중에게 메시지를 전달하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?
• 청중은 메시지를 어떻게 인식하거나 해석합니까?
• 청중이 메시지를 받았을 때 어떻게 느끼고 생각하고 반응할까요?

이러한 질문에 답하려면 미리 계획하고, 조사하고, 청중의 행동을 관찰해야 합니다. 예를 들어, 팀이나 동료들과의 커뮤니케이션 접근 방식은 리더와 커뮤니케이션하는 방식이 다를 수 있습니다. 이러한 그룹은 서로 다른 관심사를 가지고 있기 때문입니다.

2. 상황을 이해하고 명확히 하기 위해 노력하라

사려 깊고 의도적인 시간을 가지십시오. 직장에서 의사 소통하기 전에 잠시 멈추고 상황을 이해하고 명확하게하고 공감하는 것이 중요합니다. 직장에서 효과적으로 의사 소통하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.광고하는

있다 궁금한 . 정보를 수집하기 위해 '무엇'과 '어떻게'로 시작하는 개방형 질문을 하십시오. 사람들은 자신의 응답에 대해 더 자세히 설명하는 경향이 있습니다. 그런 다음 더 많은 컨텍스트를 얻기 위해 개방형 탐색 질문을 할 수 있습니다. 더 많이 이해할수록 청중의 공감을 불러일으키는 적절한 메시지를 맞춤 설정할 수 있습니다.

아이처럼 배우십시오. 일반적으로 아이들은 무엇을 배우려고 하는지에 대한 사전 지식이 없습니다. 그들의 학습 방식에는 겸손함이 있습니다. 청중의 상황을 이해하려고 할 때 청중의 입장이 될 때도 동일한 접근 방식을 취하십시오. 열려 있고 준비되어 있으며 청중의 관점을 기꺼이 볼 수 있습니다.

가정을 확인하십시오. 당신의 경험의 폭은 당신의 인식과 판단을 흐리게 할 수 있습니다. 청중에 대한 선입견에 도전하십시오. 당신의 가정이 사실인지 확인하기 위해 누구와 이야기해야 하는지 또는 어떤 조사를 수행해야 하는지 결정하십시오. 행동으로 옮기기 전에 이해할 수 있는 공간을 확보하십시오.

포괄적이어야 합니다. 사람들은 소속감을 원하고 직장에서 소속감과 가치를 느끼고 싶어합니다. 모든 사람의 아이디어가 캡처될 수 있도록 신중을 기하세요. 예를 들어, 의견을 요청하는 회의에 참석하는 경우 모든 사람이 응답을 공유할 수 있는 충분한 시간이 있는지 확인하십시오. 시간이 부족하면 회의에서 나중에 연결하겠다고 약속하세요.

3. 여러 수준에서 듣기

대부분의 사람들은 이해하려는 의도로 듣지 않습니다. 그들은 대답할 의도로 듣는다 — Stephen R. Covey

당신은 아마 이것들에 익숙할 것입니다 기본적인 액티브 리스닝 팁 . 그러나 마감일을 맞추거나, 우선 순위를 지정하거나, 작성해야 하는 상황에 압도당할 때 자동 조정 기능을 사용하여 직장에서 효과적으로 의사 소통하는 데 도움이 되는 주요 메시지를 놓치기 쉽습니다. 다음은 계속 연습하기 위한 알림입니다.

의역. 메시지를 반복하거나 자신의 말로 재구성하여 메시지에 대한 이해를 확인합니다. 당사자 간에 불일치가 있는 경우 지금이 명확히 해야 할 때입니다.

조사. 필요한 정보가 누락되었다고 생각되면 질문하십시오.광고하는

밝히다. 완전히 이해하지 못하는 것이 있으면 질문하십시오.

생각해 내다. 청중에게 중요한 요점을 상기시키십시오. 이 정보는 미래에 사용될 수 있으며 귀하가 관심을 갖고 적극적으로 경청하고 있음을 청중에게 보여줍니다.

직장에서 효과적인 의사소통자가 된다는 것은 적극적인 듣기 기술에 맞춰야 한다는 것을 의미합니다. 기억해:

• 공감하세요.
• 자신의 인식뿐만 아니라 다른 사람들의 인식을 이해하십시오.
• 당신과 다른 사람들의 감정과 반응을 측정하십시오.
• 당신의 가치와 신념, 그리고 다른 사람들의 가치와 신념을 아십시오.
• 신체 언어와 같은 비언어적 의사 소통 신호를 관찰하십시오.

4. 피드백을 받는 방법 검토

피드백을 받는 방식은 반응 방식에 영향을 미치고 다른 당사자와 얼마나 효과적으로 소통하는지에 영향을 미칩니다. 피드백과 비판에 열려 있는 것은 말처럼 쉽습니다.^[두]우리는 인간입니다. 인생의 사건으로 인해 주의가 산만해지거나 직장에서 압박감을 느낄 때, 당신에게 오는 사소한 말에도 방어적이 될 수 있습니다.

Sheila Heen과 Douglas Stone은 피드백을 흡수하는 능력을 향상시키고, 유용한 것을 취하고, 배우고 앞으로 나아가는 데 도움이 되지 않는 것을 제거하는 방법을 제공합니다.^[삼]

이러한 전략 중 일부는 다음과 같습니다.

• 피드백에 대한 트리거와 응답을 알고, 이해하고, 관리하세요.
• 메시지를 '누구'에게서 왔는지 분리합니다.
• 판단보다 충고에 귀를 기울이십시오.
• 피드백을 소화 가능한 조각으로 분해하십시오.
• 적극적으로 피드백을 구할 때는 구체적으로 한 가지만 물어보세요.
• 제안된 내용을 테스트하기 위해 작은 단계를 수행하십시오.

피드백을 통해 배우고 성장할 수 있는 능력이 있습니다. 피드백을 한 입 크기로 나누면 메시지를 더 잘 처리하고 응답에 덜 반응하는 데 도움이 됩니다.

5. 객관적이고 관찰 가능한 피드백 제공

이것은 가장 어려운 일 중 하나입니다. 다른 사람의 기분을 상하게 하고 싶지 않거나, 갈등을 피하고 싶거나, 어떻게 해야 하는지 완전히 확신하지 못하거나, 감정적으로 준비가 되지 않았거나, 가정이 흐려졌기 때문입니다.광고하는

상황, 행동, 영향(SBI) 모델^[4]명확하고 구체적인 피드백을 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 상태. 컨텍스트를 제공합니다. 언제, 어디서, 무슨 일이 일어났는지 스스로에게 물어보십시오.
• 행동. 행동을 설명합니다. 가정을 확인해야 하기 때문에 가장 어려운 부분입니다. 예를 들어, 당신이 무례했다(주관적) 대 당신이 나를 방해했다고(관찰 가능한 행동)은 피드백의 어조를 바꿉니다. 무례한 행동은 여러 가지 해석이 가능하지만 누군가가 당신을 방해했을 때 볼 수 있습니다.
• 타격. 행동의 결과를 설명하기 위해 I 문을 사용하십시오.
• 앞으로 이동. 그들이 반성하도록 요청하여 이해를 구하도록 대화를 계속하십시오. 그들의 관점은 무엇이었습니까? 그들에게 무슨 일이 있었던 걸까요? 그들은 무엇을 깨달았습니까? 그들은 어떻게 여기에서 성장할 수 있습니까?

예 1: ^[5]

어제 아침 팀 회의에서 프레젠테이션을 했을 때(상황) 두 슬라이드에 대해 확신이 없었고 매출 계산이 잘못되었습니다(행동). 보드 전체가 거기에 있었기 때문에 나는 부끄러움을 느꼈습니다. 이것이 우리 팀(임팩트)의 평판에 영향을 미칠까 걱정됩니다.

예 2:^[6]

월요일 오후 고객 회의에서 회의가 정시에 시작되고 모든 사람이 미리 유인물을 가지고 있는지 확인했습니다(상황). 귀하의 연구는 모두 정확했으며 고객의 각 질문에 답변했습니다(행동). 나는 당신이 훌륭한 일을 하고 조직에 좋은 빛을 주었다는 것을 자랑스럽게 생각합니다. 여러분의 노고(Impact) 덕분에 계정을 얻을 수 있을 것이라고 확신합니다.

명확하고 구체적이며 관찰 가능한 피드백을 제공하는 방법을 아는 것은 직장에서 효과적인 의사소통자가 되는 데 필수적인 기술입니다.

6. 후속 조치, 확인 및 책임 생성

직장에서 효과적인 의사 소통은 일회성 이벤트가 아닙니다. 진행 상황을 지속적으로 모니터링하고 지속적인 지원을 제공해야 합니다. 동료, 팀 또는 리더의 진행 상황을 인정하는 것을 잊지 마십시오!

직장에서 지속적인 의사 소통의 효율성을 평가하는 데 도움이 되도록 다음 질문을 사용하십시오.광고하는

• 어떤 기회가 있습니까?
• 어떻게 조정할 수 있습니까?
• 어떤 결정이 필요합니까?
• 어떤 지원을 제공할 수 있습니까?
• 정확한 메시지를 수신하려면 어떻게 해야 합니까?

7. 커뮤니케이션의 7C를 사용하십시오

직장에서 어떤 커뮤니케이션 수단을 사용하든 7C의 커뮤니케이션을 염두에 두고 메시지를 미세 조정하십시오.^[7]

• 맑은. 목적이 무엇입니까? 메시지가 이해하기 쉽습니까?
• 간결한. 무엇을 삭제할 수 있습니까? 그것이 요점입니까?
• 콘크리트. 사실은 무엇입니까?
• 옳은. 메시지에 오류가 없습니까? 청중에게 적합합니까?
• 일관성. 논리적 흐름이 있습니까? 메시지가 일관성이 있습니까?
• 완전한. 관련 정보가 제공되고 행동 촉구가 있습니까?
• 예의 바른. 메시지의 톤은 무엇입니까?

여기에서 7C에 대해 자세히 알아보십시오. 효과적인 의사소통: 오해받지 않는 방법

합산

직장에서 효과적인 의사 소통을 보장하는 방법에는 연습과 시간이 필요합니다.

메시지가 명확하고 투명하도록 직장에서 커뮤니케이션을 향상하려면 이 7가지 전략을 항상 염두에 두십시오.

1. 청중을 잘 아십시오
2. 상황을 이해하고 명확히 하기 위해 노력하십시오
3. 여러 수준에서 듣기
4. 피드백을 받는 방법 검토
5. 객관적이고 관찰 가능한 피드백 제공
6. 후속 조치, 확인 및 책임 생성
7. 커뮤니케이션의 7C를 사용하십시오

계속해서 성장하고 기술을 미세 조정하십시오!

직장에서 의사 소통을 강화하기 위해 이번 달에 할 수 있는 한 가지는 무엇입니까?

구체적으로 설정하여 자신에게 도전하십시오. 스마트 목표 직장 커뮤니케이션을 위해 — 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 관련성 있고, 시간 제한이 있습니다!

직장 커뮤니케이션에 대한 추가 정보

• 직장에서 효과적인 의사 소통을 위한 갈등 관리 스타일
• 직장과 가정에서 효과적인 의사 소통 기술을 마스터하는 방법
• 사무실에서 다양한 커뮤니케이션 스타일을 사용하는 방법
• 직장에서의 성공을 위한 커뮤니케이션 기술을 향상시키는 방법

주요 사진 크레딧: unsplash.com을 통한 Brooke Cagle 광고하는

참고