효과적인 이메일 관리를 위한 11가지 간단한 팁

귀하는 매일 이메일을 관리하는 데 얼마나 많은 시간을 할애하십니까? 한시간? 30 분? 몇 시간? 아마 반나절?

이메일은 의사소통을 용이하게 하기 위한 것이지만 이메일을 관리하는 데 너무 많은 시간을 할애하기 때문에 때때로 비생산적인 도구가 될 수 있다고 생각합니다! 예를 들어 다음과 같은 경우를 생각해 보십시오.

5분 전에 확인했는데도 받은 편지함을 계속 클릭하는 경우가 있습니까?
지난 메일 검색, 정렬, 정리 및 오래된 메일 삭제와 같이 매일 이메일을 관리하는 데 많은 시간을 소비하십니까?
실제로 일을 처리하는 것보다 이메일을 우선순위로 두는 경우가 많습니까?
적절한 작업보다 받은 편지함에서 더 많은 시간을 보내는 날이 있습니까?

결국 이메일은 작업을 완료하기 위한 도구일 뿐입니다. 다음은 이메일 관리를 개선하기 위한 11가지 팁입니다.

1. 하루에 한 번 메일 처리

하루에도 몇 번씩 메일을 확인하면서도(웹사이트가 다운되는 등 이상한 일이 생겼을 때나 긴급한 요청이 있을 때) 바로 처리하지는 않는다. 하루에 한 번만, 하루의 시작이나 저녁에 합니다.

이메일을 처리하기 위해 매일 시간 슬롯을 따로 설정하십시오. 정해진 시간 안에 끝내지 못하면 다음날 계속한다. 더 중요한 것의 우선순위를 정하고 나머지는 버리십시오. (#2 참조).

시간에 민감한 이메일을 많이 받는 실무 위치에 있는 경우에도 이를 실천할 수 있습니다. 요점은 이메일이 당신의 삶에 영향을 미치지 않도록 하는 것입니다. 작업 자체가 아니라 작업을 수행하는 데 도움이 되는 도구라는 것을 기억하십시오.광고하는

2. 20% 이메일 우선순위 지정 80% 연기

모든 이메일이 같은 것은 아닙니다. 나는 사랑한다 80/20 규칙 우리 삶의 모든 영역에 적용되기 때문입니다. 이메일 포함. 80/20 법칙은 어떤 상황에서든 투입의 20%가 산출의 80%를 책임진다는 개념입니다. 따라서 효과를 보려면 20% 입력에 집중하여 80% 출력에 집중해야 합니다. 마찬가지로, 최대 출력으로 이어지는 20%의 고가치 이메일에 집중해야 합니다.

내 20% 이메일은 내 작업에서 다음 돌파구를 제공하는 이메일입니다. 미디어 요청, 인터뷰 장소, 네트워킹 기회, 비즈니스 리드, 연설 기회 및 나의 20% 비즈니스 목표로 이어지는 기타 것들이 될 수 있습니다. 내 20% 이메일에는 내 작업에 투자한 사람들도 포함됩니다. 1-1 코칭 클라이언트 , 내 강의와 제품을 구매한 강연 및 독자들. 마지막으로 좋은 친구들과의 서신도 여기에 해당합니다. 나머지는 모두 80% 메일로 이동합니다.

20% 이메일의 경우 나는 그들에게 상당한 우선순위를 부여합니다. 나는 보통 그들에게 즉시 답장을 보낸다(특히 그들이 #9의 1분 규칙을 충족하는 경우). 그렇지 않으면 1-3일 안에 도착할 것입니다. 80% 메일의 경우 응답하는 데 시간이 더 오래 걸리고 때로는 응답조차 하지 않습니다(4번 항목 참조).

3. XX일 폴더로 답장 받기

회신이 필요한 메일을 XX일까지 회신 폴더에 보관하십시오. 여기서 XX는 요일입니다. 매주 3일을 화, 목, 토 이메일에 답장하는 시간을 가졌습니다. 이렇게 하면 메일을 받을 때마다 즉시 답장을 보내야 한다는 압박을 받지 않습니다. 읽고, 마음속으로 인정하고, 답장할 때까지(메일 수신 후 평균 3~8일) 생각합니다.

4. 모든 메일에 답장을 보낼 필요가 없음을 깨닫습니다.

아무리 생각해도 모든 메일에 답장을 보낼 필요는 없습니다. 때로는 일정 시간이 지난 후 응답이 없는 것 자체도 응답으로 간주될 수 있습니다.

나는 많은 양의 독자 메일을 받고 일정 기간 동안 들어오는 모든 메일에 답장을 보내곤 했습니다. 그것은 나에게 아무 소용이 없었습니다. 나는 하루 종일 메일에 답장하는 데만 보낼 것이고, 하루가 끝날 무렵에는 기진맥진하여 실제 일을 할 수 없게 될 것입니다. 그리고 흥미롭게도 내가 답장을 보내는 거의 모든 메일은 어떤 종류의 답장도 받지 않습니다. 메일의 절반은 읽히지 않고 나머지 절반은 사람들이 충동적으로 보내는 메일이고 답장은 별로 중요하지 않다고 생각합니다. 어느 쪽이든, 나는 가치가 높고 콘텐츠가 풍부한 제품 작업, 1-1 코칭 고객 지원, 새 프로젝트 및 새 기사 작성과 같은 더 높은 가치의 작업에 시간을 사용하는 것이 훨씬 효과적이라는 것을 깨달았습니다.광고하는

모든 메일에 답장하는 데 너무 많은 스트레스를 받지 마십시오. 도움이 된다면 답장을 하되, 답장 비용이 이익보다 크지 않다면 걱정할 가치가 없을 것입니다. 그냥 두면 시간이 지나면 알아서 해결될 것입니다.

5. 비슷한 답장을 자주 보내는 경우 템플릿 답장 만들기

보낸 폴더를 살펴보면 답장을 보내는 경향을 찾을 수 있습니다. 내 사이트에서 받는 메일은 일반적으로 몇 가지 범주 중 하나로 분류될 수 있습니다. (1) 피드백/감사 메일 (2) 1-1 코칭 (3) 도서/제품 리뷰 요청 (4) 문의 말하기 (5) 기타 . (1)과 (2)의 경우 답변에 사용하는 미리 작성한 템플릿을 사용합니다. 답장을 하면 원본 메일의 요구 사항에 맞게 맞춤설정하겠습니다. 이것은 처음부터 이메일을 입력했던 과거와 비교하여 엄청난 시간을 절약했습니다.

6. 관련된 이메일만 읽기

나는 피트니스, 자조, 블로깅, 비즈니스와 같은 여러 뉴스레터를 구독하지만 그들이 보내는 모든 메일을 읽지는 않습니다. 소중한 정보를 알고 있기 때문에 삭제하지 않습니다. 대신 다른 레이블(폴더)에 자동으로 보관하도록 Gmail을 설정했습니다. 블로그 메일은 blogging 폴더에 보관되고, 피트니스 메일은 health & Fitness 폴더에 보관되는 식입니다. 현재 약 30개의 폴더가 있습니다. 나는 주제에 대한 더 많은 정보를 얻고 싶을 때만 그것들을 읽습니다.

수신되는 모든 메일을 읽을 필요는 없습니다. 자신과 관련된 메일을 선택하고 선택하세요.

7. 메일을 카테고리로 구성

폴더(또는 Gmail을 사용하는 경우 레이블)는 메일을 정리하는 데 도움이 됩니다.

첫째, 당신이 하는 일과 관련된 명명 체계를 사용하세요. 지금 가장 중요한 우선 순위가 (1) 책 쓰기와 (2) 체중 감량이라면 폴더 이름을 그렇게 지정하십시오.광고하는

둘째, 계층 구조를 사용합니다. 첫 번째 수준 폴더는 큰 범주용이고 두 번째 수준 폴더는 하위 범주용입니다. 예를 들어, 첫 번째 수준 폴더에는 Admin이 있고 두 번째 수준 폴더에는 백업, 회계, 계정 등이 있습니다. 필요한 경우 더 세분화할 세 번째 수준 폴더가 있습니다. Gmail에는 다양한 계층 레이블을 사용할 수 있는 추가 기능이 있습니다(설정 > 실험실 > 중첩 레이블).

필터(#8)를 사용하여 메일을 자동으로 폴더로 정리하면 놀라운 일입니다.

8. 필터 사용

필터는 메일이 수신될 때 자동으로 메일을 분류하는 데 도움이 되는 도구입니다. 필터에는 2가지 기본 사항이 필요합니다. (1) 주의할 용어 (2) 용어가 일치하는 경우 적용할 조치. 현재 내 Gmail에는 다양한 이메일 주소, 제목, 본문 및 기타 항목에 대해 약 20가지 필터가 설정되어 있습니다. 어떤 필터인지에 따라 메일이 자동으로 해당 폴더로 분류/보관됩니다. 이렇게 하면 수행해야 하는 관리 작업의 양이 최소화됩니다.

다음은 받은 편지함 0을 달성하기 위해 전자 메일 필터를 설정하는 방법을 공유하는 비디오 자습서입니다. 이메일 필터를 사용하여 받은 편지함 0을 달성하는 3가지 간단한 팁 [동영상 자습서]

9. 답장할 때 1분 규칙을 사용하세요.

회신이 1분 이내라면 즉시 회신하여 보관한다. 오랫동안 우편함에 보관하지 마십시오. 그것이 당신의 마음 주위를 맴돌게 하고 당신이 답장해야 한다는 것을 끊임없이 상기시키도록 하는 것은 훨씬 더 많은 노력이 필요할 것입니다. 필요한 것보다 더 많은 시간이 걸리지 않도록 회신할 때 1분의 시간 프레임을 지키도록 하십시오. 이렇게 하면 짧은 시간에 많은 양의 메일을 정리하는 데 도움이 됩니다.

10. 받은 편지함에서 보내는 시간 제한 설정

1분 규칙을 초과하여 받은 편지함에서 보내는 전체 시간을 제한합니다. 다음에 메일을 확인할 때, 시간을 내다 . 메일을 처리하고, 읽고, 회신하고, 분류하는 데 걸리는 시간을 확인하십시오. 그런 다음 그 시간 중 얼마나 많은 시간을 할애했는지 자문해 보십시오. 그 대부분은 전혀 목적이 없었을 가능성이 있습니다.광고하는

때때로 놀랍도록 긴 이메일을 받게 됩니다. 이러한 이메일의 경우 스캔하여 귀하와 관련된 것이 있는지 확인한 다음 적절하게 처리하십시오. 필요한 경우 응답하고 1분 규칙을 사용합니다. 회신하지 않으려면 보관하십시오. 답장을 하려면 긴 메일을 썼다고 해서 긴 메일로 되돌릴 필요를 느끼지 마십시오. 마지막으로 원하는 것은 에세이를 이메일로 교환하는 것인데, 이는 실수로 이메일 블랙홀에 빠지게 할 것입니다. 받은 편지함에 로그인하고 필요한 작업을 수행한 후 바로 나가십시오.