삶에 중대한 변화나 혼란이 발생하면 시간 관리가 가장 먼저 해야 할 일 중 하나입니다. 이러한 상황에서 시간은 모든 정의를 잃을 수 있습니다. 당연히 긴급하고 중요한 용어는 새로운 의미를 갖습니다.

그의 책에서, 성공하는 사람들의 7가지 습관 , Steven Covey는 그가 시간 관리 매트릭스라고 부르는 개념을 대중화했습니다. Covey는 깨어 있는 동안 보내는 시간을 4개의 사분면으로 분류합니다.

• 1사분면 : 긴급하고 중요합니다. 예: 의료 응급 상황에서 도움을 받거나 어린 아이가 교통 체증에 부딪치는 것을 막는 것.
• 2사분면 : 긴급하지는 않지만 중요합니다. 예: 자동차의 오일을 정기적으로 교체하거나 모든 고객 접촉에 1시간 이내에 의미 있는 응답을 하기 위한 내부 회사 목표를 달성합니다.
• 3사분면 : 긴급하지만 중요하지 않습니다. 예: 동료가 회사 소풍에 대해 묻기 위해 들르거나 제한된 시간 제안에 응답합니다.
• 4사분면 : 긴급하지도 중요하지도 않습니다. 예: 소셜 미디어 피드를 통한 doomscrolling, 모르는 사람이 게시한 웹사이트 댓글에 응답, TV 폭식 세션.

다음은 Sage Automation에서 설명한 매트릭스 그래프입니다.^[1]

이 4사분면을 최대한 활용하려면 Covey의 용어를 할당하는 방법과 대상에 대해 잔인할 정도로 정직해야 합니다. 방법은 다음과 같습니다.

1. 당신의 시간에 달러 숫자를 넣으십시오

원하는 경우 시간 낭비를 없애다 인생에서 시간을 돈처럼 다루기 시작하십시오. 시간을 자산으로 간주하는 것은 다소 모호한 개념처럼 느껴질 수 있습니다. 근무 시간에 달러 기호를 붙이면 서둘러 명확해질 것입니다.

금융 전문가 Dave Ramsey는 모든 돈을 범주에 할당하여 버는 모든 돈을 추적할 것을 제안합니다. 예를 들어, 다음 급여의 ,000는 임대료 범주에 속할 수 있고 0는 식료품으로 갈 수 있습니다.광고하는

시간을 명명하고 추적하기 시작할 때까지 시간 관리는 추측과 직감에 불과합니다. Covey의 시간 관리 매트릭스와 Ramsey 기법을 결합하는 것은 시간 관리의 선두에 서기 위한 첫 번째 단계입니다. 시간당 의 현금 가치가 있다고 결정할 수도 있습니다. 예를 들어 Netflix 폭음이 끝나면 4.5시간을 보냈다는 것을 알게 됩니다. 순 가치는 5입니다. 엔터테인먼트 아래 매일 일지에 이것을 기록하십시오.

당신이 대부분의 사람들과 같다면, 당신의 다양한 삶의 범주에 할당한 달러 가치를 합산하면 월말에 명확해질 것입니다.

한 번의 TV 폭음에 지출한 5를 무시했을 수도 있지만, 한 달 동안 해당 범주에서 ,485를 지출했다는 사실을 알게 되었을 때 어떤 느낌이 듭니까? 참고로 한 달에 31일 동안 사용할 수 있는 시간 인벤토리는 하루에 16시간 깨어 있다고 가정하면 ,880입니다. 작업 시간만으로도 ,500-,000 범위의 무언가를 흡수했을 것입니다.

이제 우선 순위 관리를 명확하게 할 수 있습니다. TV 시청이 실제로 깨어 있는 총 시간의 거의 10%만큼 가치가 있었습니까? 당신만이 이 질문에 답할 수 있습니다.

2. 시간 관리 매트릭스의 성공을 위한 준비

모든 작업을 작성하여 시작

이 시점에서, 당신이 하려고 하는 모든 것은 당신의 두뇌를 비우는 것입니다. 긴급성, 중요성 또는 마감일에 대해 생각하는 데 에너지를 낭비하지 마십시오. 그 부분은 나중에 나옵니다. 지금은 최선을 다해 머릿속에서 맴도는 모든 작업을 스프레드시트나 종이에 저장하세요.

가능한 한 빨리 생각을 풀 수 있도록 가장 적합한 도구를 사용하십시오. 모든 것을 포착했다고 확신할 때까지 멈추지 마십시오.

다음으로 각 작업에 기한을 지정합니다.

확정된 마감일을 채우는 것으로 시작하십시오. 건강한 관계를 유지하려면 다른 사람들과 이미 한 약속을 우선시해야 합니다. 가능하면 약속한 것보다 먼저 기한을 정하세요. 나중에 그 탄력적 시간이 필요할 수도 있습니다. 약속을 과소평가하고 과도하게 전달하는 유형의 사람으로 알려지기 위한 시간 관리 목표부터 시작하십시오.광고하는

긴급하다고 알고 있는 작업을 강조 표시합니다. 긴급이라는 용어의 적용에 주의하십시오. 당신에게 시급해 보이는 일이 당신의 가족, 친구, 고객에게는 중요하지 않을 수 있습니다. 모든 사람이 개인 작업 정의를 제시해야 하지만 시작하려면 이 분류를 드물게 사용하십시오.

분류할 때 이전 약속의 우선 순위를 지정합니다. 언제든지 돌아가서 특정 작업을 이 상태로 업그레이드할 수 있지만 약간의 제한을 보이는 것으로 시작하십시오. 결국 모든 것이 시급하다면 진정으로 시급한 것은 없습니다.

중요도에 따라 목록 재정렬

여기에서 종이 대신 스프레드시트를 사용하면 실제로 효과를 볼 수 있습니다. 스프레드시트에 중요도 열을 삽입하거나 종이나 색인 카드를 사용하는 경우 다른 색상의 펜이나 마커를 선택합니다. 각 작업에 1(전혀 중요하지 않음)에서 100(가장 중요함)까지의 중요도 등급을 부여하십시오.

나는 개인적으로 그것이 제공하는 세분성 때문에 1에서 100까지의 척도를 사용하는 것을 좋아합니다. 예를 들어, 두 작업이 모두 1에서 10까지의 척도에서 8을 평가할 수 있지만 정렬할 때 82와 88을 구분할 수 있습니다.

3. 당신의 삶을 시간 관리 매트릭스에 연결하라

이제 한 걸음 뒤로 물러나서 당신이 가진 것을 살펴보십시오. 숙제를 마쳤다면 이제 중요도 및 긴급도 순위와 함께 모든 작업을 볼 수 있습니다.

각 작업을 시간 관리 매트릭스의 4사분면 중 하나로 이동하기 시작합니다. 명백한 배치로 시작하십시오. 일단 그리드에 있으면 두 사분면 중 하나에서 합법적으로 끝날 수 있는 마감 콜을 평가할 수 있습니다. 중요도 또는 긴급성 측면에서 항목의 순위를 다시 매길 수 있으며 괜찮습니다. 일부 작업은 처음에 생각했던 것만큼 중요하거나 긴급하지 않다는 것을 깨달을 수 있습니다.

Q1: 오픈 랜딩 스트립 유지

긴급하고 중요한 사분면에서 최대한 많은 일을 하지 않도록 노력하십시오. 그것은 시간 관리에 대한 첫 번째 시도에서는 불가능할 수 있지만 Q1에 약간의 열린 공간을 유지하는 장기 목표를 설정하십시오. 다른 세 사분면에 나타나는 작업을 가능한 한 효율적이고 효과적으로 처리하여 이를 수행할 수 있습니다.광고하는

예를 들어, 바쁜 스타트업 창업자는 여전히 몸매를 유지하고 싶지만 체육관에서 보낼 시간이 없습니다. Wall Street Journal 베스트셀러 작가인 Dr. John Jaquish는 고중량 훈련보다 가변 저항 훈련을 권장합니다. 가변 저항 훈련은 훨씬 더 짧은 시간에 더 나은 피트니스 결과를 산출하는 것으로 과학적으로 입증되었다고 Jaquish 박사는 말합니다. 이것은 고단백 식단과 결합되어 기업가에게 하루 중 귀중한 시간을 희생하지 않고도 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.

분명히 지금부터 10분 후에 고객에게 전화를 걸어 Q1에 즉시 항목을 배치할 수 있습니다. 당신의 계획이나 준비가 거기에 착륙하는 것을 막을 수 없었으므로 그것은 당신의 잘못이 아닙니다. 당신의 임무는 만일의 사태에 대비하여 착륙장을 유지하는 것입니다.

Q2: 전용 시간 블록으로 이러한 작업을 중단하십시오.

중요한 일이라면 결국 급한 일이 될 가능성이 큽니다. 오일 교환의 예를 사용하면 엔진이 정지하기 전에 이 작업을 해결하기를 원할 것입니다. 그렇지 않으면 Q2 작업이 갑자기 Q1으로 재분류되어야 하며 회사를 유지하기 위해 완전히 새로운 Q1을 갖게 됩니다. 렌터카를 구입하세요.

다른 2분기 작업은 절대 긴급하지 않을 수 있지만 그렇다고 해서 이러한 더 큰 그림 항목의 중요성이 감소하지는 않습니다. 작가이자 포브스 기고가인 Dana Brownlee는 직장 내 반인종주의를 발전시키는 데 도움이 되도록 더 많이 배우겠다고 약속했을 수도 있습니다. 해당 목표를 달성하기 위해 필요한 시간을 적절하게 사용하고 있는지 확인하기 위해 사전에 캘린더에서 시간을 차단하지 않는 한 그 목표는 실현되지 않을 가능성이 큽니다.^[2]

이러한 작업을 예약하려는 의식적인 노력 없이는 영원히 취소된 상태로 남게 됩니다.

Q3: 긴급 항목에 몇 가지 질문을 하십시오.

이 범주의 적어도 하나의 문제는 긴급한 작업이 종종 중요한 것으로 가장한다는 것입니다. 이 둘을 혼동하는 것은 흔한 일이므로 이 구별을 배우는 것이 중요합니다. 착륙을 희망하는 잠재 고객의 문자는 긴급한 반면 연간 정책 검토 일정을 잡으려는 보험 대리인의 이메일은 금요일까지 기다릴 수 있습니다.

이메일, 음성 메일, 문자 메시지 및 기타 형태의 즉각적인 의사 소통은 거의 항상 긴박감을 수반하지만 중요하지 않을 수 있습니다. Q3에 도착한 내용을 보면서 보낸 사람의 긴박감을 공유하고 있는지 여부를 스스로에게 물어보십시오. 3분기 혼란을 최소화하기 위해 특정 그룹, 개인 또는 뉴스레터 구독을 취소해야 할 때입니다.광고하는

Q4: 급하지 않고 중요하지 않은 활동을 최대한 활용하십시오

4분기는 모든 예비 시간 관리자가 버리고 싶어하는 사분면이지만 너무 서두르지는 마십시오. 명백한 시간 낭비를 없애고 싶지만 이것은 가동 중지 시간이 존재하는 사분면이기도 합니다. 모든 4분기 활동을 완전히 중단하겠다고 맹세하기보다 참여하는 활동을 최대한 활용하십시오.

먼저 시간을 가장 잘 사용하지 않는 작업을 제거하거나 위임하는 것으로 시작하십시오. 물론 그 보고서의 형식을 다시 지정해야 하지만 인턴이 대신 해 줄 수 있습니다. 판매 소프트웨어를 사용하여 잠재고객 발굴 이메일을 자동화하여 모든 이메일을 직접 보낼 필요가 없습니다.

휴식을 취할 때 상쾌한 기분을 느끼게 하는 활동과 지친 기분을 느끼게 하는 활동을 의식하십시오. 숲속을 걷는 것은 예라고 말하고 소셜 미디어에서 낯선 사람과 말다툼을 하는 것은 아니오라고 말하십시오. 여가 활동을 현명하게 선택하면 4분기 가치를 최대한 활용할 수 있습니다.

마지막 생각들

Covey의 시간 관리 매트릭스는 일정이 자신을 통제하는 것처럼 느껴질 때 채택할 수 있는 엄청난 도구입니다. 당신의 성공은 레이블을 지정할 때 자신에게 얼마나 정직한가에 달려 있습니다.

자신에게 묻는 것을 두려워하지 마십시오. 이것이 정말 급한 일입니까? 또한 자신에게 중요한 것과 다른 사람에게 중요한 것을 명확하게 구분해야 합니다. 중요하거나 긴급한 다른 사람의 레이블을 무비판적으로 받아들이는 것은 너무나 쉽습니다.

경직된 생각을 하지 않고도 일정을 완벽하게 통제할 수 있는 시간 관리의 장점이 있습니다. 특히 기업가는 일정에 약간의 유연성을 고려해야 하므로 예고 없이 나타나는 1분기 기회를 활용할 수 있습니다. 하지만 너무 유연하면 결국 시간을 낭비하게 됩니다. Covey와 Ramsey의 기술을 자신의 삶에 맞게 사용자 정의할 때 실수를 저지르고 필요에 따라 조정할 수 있는 은혜를 자신에게 부여하십시오. 당신은 거기에 도착합니다.

효과적인 시간 관리를 위한 추가 팁

• 시간 관리 기술을 향상시키는 10가지 실용적인 방법
• 오늘 배워야 할 입증된 시간 관리 기술 10가지
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주요 사진 크레딧: unsplash.com을 통한 탐색 # 광고하는

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