생산성을 크게 향상시키는 할 일 목록을 만드는 방법
오전 6시, 당신은 방금 일어났습니다. 샤워를 마치고 아침식사를 하고 조간신문을 보고 뉴스를 보고 일을 시작할 시간입니다. 당신은 편안하고 행복하다고 느낍니다. 당신은 그날에 대한 기대치가 매우 높으며 할 일 목록을 최대한 생산적으로 만들고 싶어합니다.
같은 날 오후 2시까지 빨리 감기. 당신은 바쁘게 일을 하고 있고, 점심시간을 가질 기회가 거의 없었습니다. 바쁜 일정으로 인해 약간의 스트레스와 피곤함을 느끼기 시작합니다. 게다가 어떤 일에 제대로 집중할 시간이 없어서 다시 돌아가서 고쳐야 할 것 같다.
다른 전략으로 하루를 처음부터 다시 시작할 수 있도록 재설정 버튼을 찾았으면 합니다.
아마도 당신이 경험한 것은 다음과 같습니다. 전날 밤에 하루를 계획했고, 당신이 해야 할 일을 가장 잘 수행하고 있다고 느꼈습니다. 그러나 목록에 작업을 계속 추가하면 일이 잘못되기 시작했고 마침내 작업 목록이 수 마일이나 길어졌습니다. 당신의 할일 목록에는 하루에 끝내기가 거의 불가능한 작업도 포함되어 있습니다.
바쁘고 스트레스가 많은 하루에 기여한 또 다른 요점은 특정 작업을 완료하는 데 얼마나 많은 시간이 걸리고 언제 작업을 실행해야 하는지 이해하지 못하는 것이었습니다. 이 정보가 있었다면 작업을 실행하기 위한 적절한 타이밍을 파악하는 것이 더 쉬웠을 것입니다.
마지막으로 계획에 유연성이 없었습니다. 작업 사이에 버퍼를 추가하는 것을 잊었고 특정 작업이 외부에 보이는 것보다 훨씬 더 크다는 것을 이해했습니다.
그러나 이러한 이유만으로는 스트레스와 분주함의 주요 원인이 아닙니다. 그것이 무엇인지 알아 보려면 계속 읽으십시오.
목차
사람들이 할 일 목록에 대해 잘못 알고 있는 것
당신은 당신이해야 할 일을 정말로 알고 있습니까?
실제로 하루를 계획하는 데 얼마나 많은 시간을 보냈습니까? 텔레비전이 주의를 산만하게 하는 동안 단 5분이었습니까?
그렇다면 아마도 이것이 당신의 하루가 그토록 스트레스를 받는 가장 큰 이유였을 것입니다.광고하는
하루를 계획할 때 d 하려는 작업과 이를 수행하는 데 필요한 작업을 진정으로 이해해야 합니다. 이것은 가장 중요한 작업을 진행할 수 있기 때문에 특히 중요한 작업에서 필요합니다.
계획에 소요되는 시간 부족은 일일 목록에 너무 많은 큰 작업이 채워져 있는 것으로 표시됩니다. 작업을 더 작은 조각으로 나누지 않았다면 낮에는 작업을 완료하지 못할 가능성이 큽니다. 이것은 차례로 작업 목록을 완료하지 않은 것에 대해 스스로를 두들겨 패게 만듭니다.
마지막으로, 할 일 목록을 만드는 것을 가능한 한 빨리 하려고 하는 부차적인 일처럼 취급하지 마십시오. 사실, 다음 날의 할 일 목록에 더 많은 주의를 기울일 때, 그 목록이 현실적일 가능성이 높아지고 스트레스가 줄어듭니다.
훌륭한 할 일 목록의 구성 요소
좋은 작업 목록에 대해 이야기할 때 나는 다음과 같은 특성을 목록의 일부로 생각합니다.
균형이 잡힌
작업 목록에는 중요한 작업과 덜 중요한 작업이 모두 포함되어 있습니다. 우리 모두는 중요한 일(예: 목표와 관련된 일)만 하고 싶어하지만 덜 중요한 일(예: 심부름, 집안일 또는 기타 일상적인 일)도 처리해야 합니다. ).
충분한 유연성
작업을 계획했지만 처리할 수 없으면 어떻게 됩니까? 플랜 B가 있습니까? 그렇지 않은 경우 이러한 시나리오에서 취할 수 있는 대체 조치를 찾아보십시오.
전환 시간
전환 시간도 시간을 소모한다는 점을 이해하십시오. 작업 목록을 계획할 때 이 시간도 계획에 포함되어 있는지 확인하십시오. 작업 사이에 추가 버퍼를 추가하면 목록이 더 유연하고 현실적이 됩니다.
하루에 작업이 너무 많지 않음
일일 목록에 얼마나 많은 작업이 있어야 하는지에 대한 정확한 수치를 제공하는 것은 어렵습니다. 상황에 따라 다르지만 하루 5~10개 정도면 충분하다고 말씀드리고 싶습니다.
특정 작업은 매우 빠르므로 더 많은 작업을 포함하고 특정 날짜에 작업을 구성하는 것이 더 쉽습니다. 더 큰 프로젝트를 진행할 수 있도록 목록에 중요한 작업도 있는지 확인하십시오.
보호의 방패
가능한 한 적은 수의 작업이 목록에 표시되고 목록에 있는 항목의 수가 낮 동안 증가하지 않도록 작업 목록 주위에 보호 장치를 만드십시오.광고하는
첫 번째 경우 작업의 출처를 제거하십시오. 이것은 당신의 약속을 줄이고 당신이 가지고 있는 프로젝트를 제한함으로써 이루어집니다. 사실은 더 많은 약속(또는 프로젝트)이 있을수록 일일 목록의 작업으로 끝날 가능성이 더 높아진다는 것입니다.
두 번째 경우에는 목록을 닫힌 목록으로 만드십시오. 나는 이 개념을 읽으면서 배웠다 Do It Tomorrow 및 시간 관리의 다른 비밀 마크 포스터. 닫힌 작업 목록을 만들려면 목록의 마지막 작업 아래에 선을 그리기만 하면 됩니다.
이 작업을 완료하면 낮에는 목록에 새 작업을 추가할 수 없습니다. 이렇게 하면 날이 갈수록 작업 수가 실제로 줄어들게 됩니다.
생산성을 높이는 할 일 목록을 만드는 방법
실제로 할 수 있는 목록을 만들려면 다음날 달성 , 다음을 수행합니다.
1. 불필요한 작업 제거
당신의 약속을 살펴보고 당신에게 정말로 필요한지 결정하십시오.
예를 들어, 나는 고향에 있는 우리 지역 컴퓨터 동아리의 정회원이었지만 더 이상 그 활동을 할 시간이 없다는 것을 깨달았습니다. 아직 동아리에 속해 있지만 더 이상 동아리 활동은 하지 않는다. 이로써 해당 약정과 관련된 작업이 제거되었습니다.
2. 시간을 내어 목록을 계획하십시오
작업 목록을 서두르지 말고 계획 단계에서 시간을 보내십시오. 필요한 경우 집에 있는 별도의 방으로 이동(또는 외부로 나가기)하여 계획 부분을 위해 자신을 격리하십시오. 이렇게 하면 할 일 목록에 넣기 전에 실제로 작업을 생각할 수 있습니다.
당신이 그것을 계획할 때 당신의 목록과 함께 적어도 15분을 보내십시오.
3. 중요한 작업을 처음으로 이동
하루를 계획할 때 중요한 작업이 목록의 시작 부분에 있는지 확인하십시오. 이렇게 하면 해당 작업을 최대한 빨리 완료할 수 있습니다.
예를 들어, 블로거로서 목록의 시작 부분에 콘텐츠 생성 작업이 있는지 확인합니다. 일어나자마자 바로 그 작업을 공격하고 출근하기 전에 완료합니다.광고하는
4. 반복 작업 추적
목록에 반복 작업이 있을 수 있지만 완료하는 데 얼마나 많은 시간이 걸리는지 알고 있습니까?
그렇지 않은 경우 시간을 추적하여 알아낼 수 있는지 확인하십시오. 이렇게 하면 작업에 걸리는 시간과 일정에 작업을 실행할 수 있는 특정 시간 슬롯이 있는지 알 수 있으므로 하루를 더 잘 계획할 수 있습니다.
5. 유사한 작업 일괄 처리
목록을 보고 일괄 처리할 수 있는 유사한 작업이 있는지 확인합니다. 이렇게 하면 목록에서 특정 작업을 더 빠르고 쉽게 제거할 수 있습니다.
6. 작업을 더 자세히 정의
목록에 웹 사이트 구축과 같은 작업을 포함하지 마십시오. 작업을 더 작은 조각으로 나누었는지 확인하십시오. 작업이 작을수록 마감일 전에 완료하기가 더 쉽습니다.
7. 사전에 준비 작업을 수행하십시오
특정 작업을 미리 준비했는지 확인하십시오.
예를 들어, 저는 일요일에 게스트 게시물에 대한 개요를 작성하여 내가 일어났을 때 실제 게시물을 쓰기 시작하는 것이 더 쉽고 빠르게 시작합니다. 약간의 준비 작업으로 작업 속도를 높이고 적절한 날이 오면 작업을 완료합니다.
8. 유지 관리 자동화
당연히 개인 할 일 목록에 펜과 종이 접근 방식을 사용할 수 있지만 기술도 활용하려고 합니다. 사실, 작업 목록을 유지 관리하는 도구를 찾으십시오. 내가 선호하는 도구는 노즈비 , 하지만 있다 다른 작업 관리 앱 당신도 시도 할 수 있습니다.
9. 작업 유형 및 일정 파악
마지막으로 하루 계획을 세울 때 다음 질문을 스스로에게 해보세요.
내 일정에 또 어떤 것이 있습니까?
이 질문은 개인 일정에 관한 것입니다. 예를 들어, 여행 중이라면 목록에 이 사실이 반영되었는지 확인하십시오. 너무 많은 작업으로 목록을 과도하게 채우려고 하지 마십시오. 그 중 일부만 완료할 가능성이 높기 때문입니다.
작업이 게이트키퍼입니까?
이 질문은 작업이 실행해야 하는 다른 작업을 차단하고 있는지 묻습니다.광고하는
때때로 우리는 먼저 처리해야 하는 작업이 있을 수 있습니다. 그렇게 한 후에야 다음 작업을 처리할 수 있습니다.
집중적으로 작업 목록을 작성하는 데 집중하면 게이트키퍼를 쉽게 찾을 수 있습니다.
내 목록에 빙산이 있습니까?
이 질문은 작업이 실제로 보이는 것보다 훨씬 더 큰지 묻습니다. 때때로 작업을 시작하면 처음에 생각했던 것보다 훨씬 더 크다는 것을 곧 깨닫게 될 것입니다(빙산과 비교하면 빙산의 일각만 물 위에 있지만 얼음의 대부분은 아래에 있음) .
다시 한 번, 생성 단계에서 작업 목록에 충분히 집중하면 이러한 빙산을 발견하고 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 덩어리로 분할하는 것이 더 쉽습니다.
작업이 산만하지 않습니까?
모든 작업이 동일하게 생성되는 것은 아닙니다. 일부 작업은 더 많은 주의를 산만하게 하는 것을 허용하고 다른 작업은 완전한 주의를 필요로 합니다.
예를 들어 가족과 함께 있어도 트위터 스트림을 확인하거나 간단한 블로그 관리를 할 수 있습니다. 이러한 작업은 주의가 산만하지 않으며 전체 주의를 기울이지 않아도 처리할 수 있습니다.
결론
해야 할 일 목록에 있는 일상적인 작업을 수행하는 데 여전히 어려움이 있다면 이러한 일이 발생한 이유를 분석해야 합니다. 어떤 일이든 할 일 목록을 마치지 못했다고 자책하지 마십시오.
아무도 완벽하지 않으며 우리는 실수로부터 배울 수 있습니다.
훌륭한 작업 목록을 작성하려면 약간의 연습이 필요합니다. 그러나 모든 조각을 함께 모으는 법을 배우면 상황이 훨씬 좋아지고 전반적으로 생산성이 높아집니다.
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주요 사진 크레딧: unsplash.com을 통한 J. Kelly Brito
